Функции ERP: как выбрать систему, подходящую именно вам

“Хорошая ERP – это диспетчерская компании. Она не просто хранит данные, а показывает, где все идет по графику, а где уже набирается опоздание”, – комментирует Евгений Касьяненко, эксперт KISS Software.

Сегодня мы разберем, какие функции ERP-систем действительно важны, чем отличаются коробочные решения от индивидуальных, и как не промахнуться с выбором.

Что такое ERP-система и зачем она бизнесу?

ERP – платформа, которая собирает данные разных отделов в единое облако и помогает управлять ресурсами на уровне компании, а не отдельных таблиц.

Какие задачи закрывает ERP?

У каждого отдела своя слабая сторона, но ядро ERP-функций выглядит так:

• Финансы. Бухучет, платежи, казначейство, налоговая отчетность.
• Склад и логистика. Остатки, маршруты, сроки поставок.
• Закупки. Заявки, тендеры, контракты с поставщиками.
• Продажи и CRM. Воронка, счета, прогноз спроса.
• HR. Кадровый учет, зарплаты, графики смен.
• BI-аналитика. Дашборды, отчеты, модели прогнозирования.

“Одна система – это меньше ручных ошибок и потерь информации на стыках отделов. Помню, после внедрения ERP на мебельной фабрике время подтверждения заказов сократилось с 5 до 3 дней. А розничная сеть клиента уменьшила объем замороженного склада на 30% благодаря более точному планированию закупок”, – вспоминает Евгений Касьяненко.

Почему бизнесу важно внедрять ERP?

ERP – это просто программа для работы, а базовый механизм, который держит все ключевые процессы компании в одной панели управления. Ниже расскажем более конкретно о том, что дает ее грамотное внедрение:

• Меньше ручной рутины – больше времени на развитие. Закупки автоматически сверяются с остатками, счета формируются за пару кликов, а зарплаты считаются без ночных марафонов в Excel. Освободившиеся ресурсы команда направляет на поиск клиентов и улучшение сервиса.
• Прозрачность финансов и запасов. Руководитель видит, где утекают деньги, а логист – когда пора пополнить склад. Чаще всего компании видят эффект уже через несколько месяцев после запуска ERP.
• Снижение издержек на фоне роста заказов. Оптимизация запасов товара, их автоматическая аналитика под реальный спрос и более оптимальный расчет затрат на хранение.
• Быстрая реакция на изменения рынка. Когда все данные собираются в одну систему, легко просчитать новый прайс, ввести акцию или перекинуть ресурсы в востребованное направление. Решения принимаются по факту.
• Фундамент для масштабирования. Открываете офис в другом регионе – добавляете его в текущую ERP без дорогостоящей перестройки. Система растет вместе с бизнесом, а не тормозит его.

“ERP – это стратегический рычаг. Запустив единый контур учета, компания быстрее масштабируется и меньше нервничает из-за хаоса в цифрах”, – подчеркивает наш эксперт.

Основные функции ERP-систем

ERP, как конструктор: важно подбирать только нужные модули. Грамотная система собирается под задачи бизнеса, например:

• Компании важно вести учет денег – подключаем финансовый блок: бюджеты, платежи, сверки.
• Нужен контроль производства – добавляем MES-модуль, который показывает, на каком этапе каждый заказ, где узкие места и сколько реально выпускается продукции.

Никакой лишней сложности, а только то, что помогает работать быстрее и точнее. Об этом детальнее поговорим далее.

Базовые модули ERP и их задачи

Ниже наша команда собрала золотой минимум в ERP для большинства предприятий:

• CRM. Клиентская база, сделки, история контактов – повышает вероятность повторной покупки.
• HRM. Штатное расписание, отпуска, расчет зарплаты – без Excel-хаоса.
• Финансовый блок. Платежный календарь, бюджеты, налоговое планирование.
• Склад/логистика. Уменьшает излишки, предупреждает о дефиците.
• Производство (MRP/MES). План смен, загрузка станков, контроль себестоимости.
• BI-аналитика. Строит отчеты «на лету»: от P&L до OEE оборудования.

Модули можно подключать поэтапно. Начинаем, например, с финансовой стороны и склада, а через год докручиваем производство и аналитику, но не наоборот.

Виды ERP: коробочные решения vs кастомные разработки

“На рынке сегодня десятки ERP-систем: от глобальных гигантов вроде SAP, Oracle NetSuite и Microsoft Dynamics, до гибких решений вроде Odoo или локальных разработок. Но ключевой вопрос остается таков: выбрать готовое коробочное решение или строить систему под себя? Все зависит от масштаба, процессов и скорости, с которой бизнес хочет меняться”, – отмечает Евгений Касьяненко.

Так как ERP-системы подходят под разный масштаб бизнеса, то это важно учитывать при выборе подхода:

• Готовые коробочные решения чаще выбирают малые и средние компании, которым нужно запуститься быстро, без сложных доработок.
• Кастомные ERP – выбор больших предприятий, холдингов и производственных компаний с уникальными процессами, филиальной структурой и высоким уровнем требований к интеграциям.

Далее разберемся в нюансах двух подходов – коробочного решения и кастомной разработки, чтобы было проще принять взвешенное решение.

Готовые ERP-системы – плюсы и минусы

Когда компании приходят с запросом “нужно все на вчера”, например, срочно закрыть склад или навести порядок в финансах, тогда мы начинаем с коробочных решений. Это готовые типовые комплекты ERP, которые быстро разворачиваются по инструкции и сразу включают базовый набор модулей: финансы, склад, закупки. Они дают такой необходимый быстрый старт без долгих согласований и кастомизаций.

Чем именно привлекательны коробочные ERP-системы:

• Запуск за пару спринтов. При хорошей подготовленности команды и несложной интеграции реальный переход может занимать 4-12 недель вместо многомесячной разработки с нуля. Но все сильно зависит от масштаба. Так, для среднего бизнеса с множеством интеграций даже коробка может занять 3-6 месяцев.
• Гарантированные обновления. Вендор закрывает юридические и налоговые изменения – бухгалтер живет спокойно.
• Служба поддержки 24/7. Не нужно держать дорогостоящий штат разработчиков. Инциденты берет на себя поставщик.

Где ждут сюрпризы:

• Как только вы захотите добавить нестандартный отчет или изменить логику складского резерва – счет пойдет на консультационные часы.
• Вендор-лок. Переехать на другое ПО сложно, данные хранятся в закрытых форматах, а лицензия возвращается вместе с сервером.
• Часто платите за функции, которые вашей компании не понадобятся даже через пять лет.

Индивидуальная разработка ERP – когда это выгодно?

На проектах с уникальными процессами – например, производители со смешанным типом сборки или холдинги с десятком разноформатных дочерних компаний – мы сразу уходим в индивидуальную разработку.

Где кастом показывает высокий уровень:

• 100 % совпадение с бизнес-логикой. Система строится вокруг ваших регламентов, а не наоборот.
• Бесшовная интеграция. Подтягиваем данные из существующих CRM, WMS, BI-платформ через API, объединяя все в единую панель.
• Экономия на горизонте 3-5 лет. Вы платите за разработку один раз, а не за каждое новое рабочее место или модуль.

Когда индивидуальная ERP не подойдет:

• Нужен “запуск уже завтра”. Минимальный MVP займет 3-4 месяца.
• Бюджет ограничен. Входной чек выше, чем у коробки.
• Нет IT-команды. Даже при аутсорсе нужен внутренний продукт-овнер, который знает процессы.

“Индивидуальная ERP стоит дороже на старте, зато все внутри настроено точно под ваши процессы – система работает без лишних обходных путей и простоев”, – подчеркивает Евгений Касьяненко.

Как выбрать ERP-систему: ключевые критерии

Система должна помогать бизнесу, а не создавать еще один фронт работ.

Ниже – пять вопросов, которые мы в KISS Software задаем клиенту в самом начале проекта. Ответы на них почти всегда показывают, какая платформа ляжет без доработок, а какая потребует лишних вложений.

Определение потребностей бизнеса

Перед демо-сессиями и коммерческими предложениями собираем мини-бриф:

• Какие процессы важно решить быстрее всего?
• Сколько команд будут работать в системе ежедневно?
• Какие отчеты руководство хочет видеть одним кликом?
• Какой объем данных растет быстрее других (заказы, финансы, HR)?

Письменный список задач – лучший фильтр. Он отсеивает решения с лишними модулями и сразу показывает, что придется дорабатывать на заказ.

Удобство интерфейса и скорость внедрения

Даже продвинутый функционал теряет смысл, если сотрудник боится открыть систему. Поэтому:

• Тест-драйв обязателен – хватит 30 минут, чтобы понять логику экранов.
• Внедрение под ключ должно укладываться в реальный график: у стандартной коробки – 2-4 месяца, у кастома – до года.
• Чем меньше кликов до ключевой операции, тем дешевле обучение персонала.

“Если менеджер проходит пять экранов, чтобы выписать счет, потери на людском времени съедят любую экономию на лицензии”, – подчеркивает наш специалист.

Масштабируемость и возможности расширения

ERP должна расти вместе с бизнесом, без капитального ремонта. Надежный признак гибкой системы – ее легко масштабировать:

• новых пользователей добавляют за пару секунд, без сложных миграций;
• модули подключаются как плагины, без переписывания ядра;
• конфигурация хранится в настройках, а не в коде – значит, бизнес-аналитик может менять правила сам, без участия программиста.

Так система не тормозит рост, а помогает ему.

Интеграция с существующими программами

Функции ERP-системы редко работают в одиночку. Поэтому сразу уточняем:

• есть ли готовые коннекторы к вашему CRM, бухгалтерии и складской системе;
• как работает REST / GraphQL API – пригодится для будущих сервисов;
• возможна ли шина данных, если в компании десятки приложений.

Чем шире стандартный набор интеграций, тем меньше бюджета уйдет на кастомные настройки.

Стоимость ERP: скрытые расходы, о которых забывают

Цена лицензии – только вершина айсберга. В расчет попадают:

• Чем сложнее ролевая модель, тем выше смета на тренинги.
• Поддержка. SLA 24/7 обычно оплачивается отдельно.
• Будущие модули, за каждую новую функцию придется доплачивать – уточняем тарифную сетку заранее.

“Мы в KISS всегда делаем сводную таблицу TCO на три-пять лет вперед. Такой прогноз помогает клиенту выбрать не самую дешевую, а самую выгодную платформу”, – отмечает Евгений Касьяненко.

Ошибки при выборе ERP и как их избежать

ERP-проект способен подтолкнуть компанию вперед на годы или увязнуть в бесконечных доработках. Ниже пять просчетов, которые мы в KISS Software встречаем на аудитах чаще всего – и наш способ обезвредить их до подписания контракта.

Нечеткие требования

Очень часто клиенты покупают громкое имя вендора, но не сверяют список собственных задач. В итоге половина модулей простаивает, а нужных отчетов система не строит.

Как делаем мы:

• Стартуем с экспресс-картирования процессов – два-три интервью, скриншоты ключевых операций.
• Составляем чек-лист must-have функций и отсекаем все лишнее.

“Четкое ТЗ на старте экономит до 30 % бюджета внедрения”, – комментирует эксперт.

Слишком сложная система

Если интерфейс перегружен, тогда ERP превращается в проблему, а не решение. Условно: чтобы внести платеж, бухгалтеру приходится кликать десять раз и искать нужную кнопку в трех разных меню. В итоге люди возвращаются к Excel, потому что там – быстрее и понятнее.

Мы в подобных случаях делаем так:

• Просим вендора дать живой демо-доступ и садимся с будущими пользователями за один стол.
• Замеряем время на типовую операцию. Если дольше прежнего – отказываемся или требуем доработок.

Отсутствие подготовки персонала

Бывает так, что система развернута, но команда не знает, где смотреть отчеты и как закрывать месяц. Производительность падает, растет недоверие к проекту.

Мы поступаем так:

• Параллельно с настройкой пишем лаконичные регламенты и записываем скрин-касты.
• Назначаем внутреннего суперпользователя – он собирает вопросы и транслирует их нам, чтобы не тормозить работу.

Так что, удобство – отнюдь не мелочь, а вопрос эффективности и принятия системой внутри команды.

Игнорирование технической поддержки

Очень часто бывает так, что в пиковый сезон сервер лег, а время отклика техслужбы – два рабочих дня. В итоге операции стоят, а клиенты злятся.

Мы решаем проблему таким образом:

• Уточняем SLA еще на этапе тендера, время реакции, канал связи, бэкап-команда.
• Проверяем сервис на практике. Создаем тестовый тикет, смотрим, как быстро решат.

Фокус только на цене

Наши клиенты часто допускаю ошибку – берут минимальный тариф, а потом докупают модули, интеграции, места для пользователей, и итоговая сумма превосходит дорогое решение.

Мы делаем так:

• Считаем TCO на три-пять лет. Сюда входят: лицензии, внедрение, обучение, апгрейды.
• Показываем заказчику две-три финансовые модели, где виден реальный ценник, а не только входной билет.

“Ошибок не боятся те, кто планирует. Описал процессы, протестировал интерфейс, заложил деньги на поддержку и 80% рисков снято. Мы в KISS Software ведем проекты именно так, поэтому клиенты получают работающую ERP, а не бесконечную стройку. Если хотите тащить систему, которая будет помогать, а не мешать – приходите, обсудим ваши задачи!”, – говорит Евгений Касьяненко.

Что дает ERP – в масштабе и на практике

Стратегические эффекты ERP:

• ERP становится основой масштабирования – открывать филиалы, запускать новые направления и расти становится проще.
• Все процессы собираются в единую систему: финансовый, складской, производственный, HR- и CRM-контуры работают как единый механизм.
• У управленцев появляется живой контроль – показатели по всей компании видны в одном окне в реальном времени.

Операционные выгоды:

• Счета формируются за пару кликов – никаких Excel-марафонов.
• Сотрудники видят только нужные поля и действия, интерфейс не перегружен.
• Интеграции с телефонией, сайтом, бухгалтерией и BI-панелью убирают ручной труд и снижают вероятность ошибок.

“ERP должна помогать как дирекции, так и каждому пользователю. Один хочет видеть план-факт, другой – просто быстро выписать счет. Хорошая система умеет и то, и другое,” – подчеркивает Евгений Касьяненко.

Что мешает успешному внедрению ERP: подводные камни

Даже при правильном выборе платформы внедрение ERP может столкнуться с реальными трудностями. Вот то, с чем мы в KISS Software сталкивались чаще всего:

• Сопротивление сотрудников. Новая система – это новый порядок, и не все готовы перестраивать привычную работу. Без вовлечения команды даже лучшая ERP останется “чужой”.
• Перенос данных. Старые CRM, Excel-таблицы и внутренние базы часто хранят информацию в разрозненном виде. Если не продумать миграцию заранее, потеря данных или ошибки почти гарантированы.
• Пересмотр процессов. Внедрение ERP – это не просто “цифровка”, а шанс пересобрать устаревшие или дублирующиеся процессы. Но это требует усилий и открытости к изменениям.
• Скрытые расходы. На поддержку, обучение новых сотрудников, обновления модулей и интеграции. Все это стоит учитывать в бюджете еще до старта проекта.

Так что для того, чтобы ERP реально помогала, нужно перестроить мышление, процессы и вовлечь команду. Иначе получится красивая оболочка без результата.

Почему важно обращаться к профессионалам?

Внедрение системы учета ресурсов – это не просто поставить софт. Нужно разобрать бизнес-процессы по винтикам, перевести их в цифру, синхронизировать с уже работающими сервисами и не остановить операционку ни на день. Любая просчет, и вместо роста вы получаете лишние траты, срыв сроков и демотивацию команды.

Что дает работа с KISS Software:

• Мы начинаем с экспресс-аудита, смотрим путь заказа от заявки до отгрузки, фиксируем узкие места. На руки получаете карту процессов и список приоритетов – уже на этом этапе видно, что действительно нужно автоматизировать, а что можно оставить “как есть”.
• Есть задача – есть модуль. Не навязываем лишний функционал, который потом придется оплачивать и поддерживать. Если стандартов недостаточно, проектируем кастомный блок под вашу специфику.
• Сводим ERP с вашей CRM, складскими системами, бухгалтерией и BI-панелью через готовые коннекторы или API. Все работает как единый механизм, а данные не теряются на переходах.
• Записываем пошаговые видео, проводим живые воркшопы, назначаем коуча внутри вашей компании. Вопросы сотрудника решаются не в чате друзей, а напрямую со специалистом поддержки KISS.

“Хорошее внедрение – когда дирекция видит экономию, а пользователи говорят, что наконец-то стало проще”, – комментирует наш специалист.

Выводы

Функции ERP-систем охватывают CRM, финансы, склад, производство, HR и аналитику. Правильно выбранная платформа:

• снижает операционные расходы;
• ускоряет исполнение заказов;
• дает управленцу живую картину бизнеса 24/7.

Готовое решение будет хорошо для быстрых, типовых процессов, а кастом – для уникального и быстрорастущего бизнеса. Главное, выбрать систему под задачи, а не наоборот.