Функції ERP: як вибрати систему, яка підходить саме вам

«Хороша ERP – це диспетчерська компанії. Вона не просто зберігає дані, а показує, де все йде за графіком, а де вже накопичується запізнення», – коментує Євген Касьяненко, експерт KISS Software.

Сьогодні ми розберемо, які функції ERP-систем дійсно важливі, чим відрізняються коробкові рішення від індивідуальних, і як не промахнутися з вибором.

Що таке ERP-система і навіщо вона потрібна бізнесу?

ERP – платформа, яка збирає дані різних відділів в єдину хмару і допомагає керувати ресурсами на рівні компанії, а не окремих таблиць.

Які завдання виконує ERP?

Кожен відділ має свої слабкі сторони, але основний набір ERP-функцій виглядає так:

• Фінанси. Бухгалтерський облік, платежі, казначейство, податкова звітність.
• Склад і логістика. Залишки, маршрути, терміни поставок.
• Закупівлі. Заявки, тендери, контракти з постачальниками.
• Продажі та CRM. Воронка, рахунки, прогноз попиту.
• HR. Кадровий облік, зарплати, графіки змін.
• BI-аналітика. Дашборди, звіти, моделі прогнозування.

«Одна система – це менше ручних помилок і втрат інформації на стиках відділів. Пам’ятаю, після впровадження ERP на меблевій фабриці час підтвердження замовлень скоротився з 5 до 3 днів. А роздрібна мережа клієнта зменшила обсяг замороженого складу на 30% завдяки більш точному плануванню закупівель», – згадує Євген Касьяненко.

Чому бізнесу важливо впроваджувати ERP?

ERP – це не просто програма для роботи, а базовий механізм, який тримає всі ключові процеси компанії в одній панелі управління. Нижче розповімо більш конкретно про те, що дає її грамотне впровадження:

• Менше ручної рутини – більше часу на розвиток. Закупівлі автоматично звіряються із залишками, рахунки формуються за пару кліків, а зарплати рахуються без нічних марафонів в Excel. Вивільнені ресурси команда направляє на пошук клієнтів і поліпшення сервісу.
• Прозорість фінансів і запасів. Керівник бачить, куди витікають гроші, а логіст – коли пора поповнити склад. Найчастіше компанії бачать ефект вже через кілька місяців після запуску ERP.
• Зниження витрат на тлі зростання замовлень. Оптимізація запасів товару, їх автоматична аналітика під реальний попит і більш оптимальний розрахунок витрат на зберігання.
• Швидка реакція на зміни ринку. Коли всі дані збираються в одну систему, легко прорахувати новий прайс, ввести акцію або перекинути ресурси в затребуваний напрямок. Рішення приймаються за фактом.
• Фундамент для масштабування. Відкриваєте офіс в іншому регіоні – додаєте його в поточну ERP без дорогої перебудови. Система росте разом з бізнесом, а не гальмує його.

«ERP – це стратегічний важіль. Запустивши єдиний контур обліку, компанія швидше масштабується і менше нервує через хаос у цифрах», – підкреслює наш експерт.

Основні функції ERP-систем

ERP, як конструктор: важливо підбирати тільки потрібні модулі. Грамотна система збирається під завдання бізнесу, наприклад:

• Компанії важливо вести облік грошей – підключаємо фінансовий блок: бюджети, платежі, звірки.
• Потрібен контроль виробництва – додаємо MES-модуль, який показує, на якому етапі кожне замовлення, де вузькі місця і скільки реально випускається продукції.

Ніякої зайвої складності, а тільки те, що допомагає працювати швидше і точніше. Про це детальніше поговоримо далі.

Базові модулі ERP і їх завдання

Нижче наша команда зібрала золотий мінімум в ERP для більшості підприємств:

• CRM. Клієнтська база, угоди, історія контактів – підвищує ймовірність повторної покупки.
• HRM. Штатний розклад, відпустки, розрахунок зарплати – без Excel-хаосу.
• Фінансовий блок. Платіжний календар, бюджети, податкове планування.
• Склад/логістика. Зменшує надлишки, попереджає про дефіцит.
• Виробництво (MRP/MES). План змін, завантаження верстатів, контроль собівартості.
• BI-аналітика. Створює звіти «на льоту»: від P&L до OEE обладнання.

Модулі можна підключати поетапно. Починаємо, наприклад, з фінансової сторони і складу, а через рік докручуємо виробництво і аналітику, але не навпаки.

Види ERP: коробкові рішення vs кастомні розробки

«На ринку сьогодні десятки ERP-систем: від глобальних гігантів на кшталт SAP, Oracle NetSuite і Microsoft Dynamics, до гнучких рішень на кшталт Odoo або локальних розробок. Але ключове питання залишається таким: вибрати готове коробкове рішення або будувати систему під себе? Все залежить від масштабу, процесів і швидкості, з якою бізнес хоче змінюватися», – зазначає Євген Касьяненко.

Оскільки ERP-системи підходять під різний масштаб бізнесу, то це важливо враховувати при виборі підходу:

• Готові коробкові рішення частіше вибирають малі та середні компанії, яким потрібно запуститися швидко, без складних доопрацювань.
• Кастомні ERP – вибір великих підприємств, холдингів і виробничих компаній з унікальними процесами, філіальною структурою і високим рівнем вимог до інтеграцій.

Далі розберемося в нюансах двох підходів – коробкового рішення і кастомної розробки, щоб було простіше прийняти зважене рішення.

Готові ERP-системи – плюси і мінуси

Коли компанії приходять із запитом «потрібно все на вчора», наприклад, терміново закрити склад або навести порядок у фінансах, тоді ми починаємо з коробочних рішень. Це готові типові комплекти ERP, які швидко розгортаються за інструкцією і відразу включають базовий набір модулів: фінанси, склад, закупівлі. Вони дають такий необхідний швидкий старт без довгих узгоджень і кастомізацій.

Чим саме привабливі коробкові ERP-системи:

• Запуск за пару спринтів. При хорошій підготовленості команди і нескладній інтеграції реальний перехід може займати 4-12 тижнів замість багатомісячної розробки з нуля. Але все сильно залежить від масштабу. Так, для середнього бізнесу з безліччю інтеграцій навіть коробка може зайняти 3-6 місяців.
• Гарантовані оновлення. Вендор закриває юридичні та податкові зміни – бухгалтер живе спокійно.
• Служба підтримки 24/7. Не потрібно тримати дорогий штат розробників. Інциденти бере на себе постачальник.

Де чекають сюрпризи:

• Як тільки ви захочете додати нестандартний звіт або змінити логіку складського резерву – рахунок піде на консультаційні години.
• Вендор-лок. Переїхати на інше ПЗ складно, дані зберігаються в закритих форматах, а ліцензія повертається разом із сервером.
• Часто платите за функції, які вашій компанії не знадобляться навіть через п’ять років.

Індивідуальна розробка ERP – коли це вигідно?

На проектах з унікальними процесами – наприклад, виробники зі змішаним типом збірки або холдинги з десятком різноформатних дочірніх компаній – ми відразу переходимо до індивідуальної розробки.

Де кастом показує високий рівень:

• 100% збіг з бізнес-логікою. Система будується навколо ваших регламентів, а не навпаки.
• Безшовна інтеграція. Підтягуємо дані з існуючих CRM, WMS, BI-платформ через API, об’єднуючи все в єдину панель.
• Економія на горизонті 3-5 років. Ви платите за розробку один раз, а не за кожне нове робоче місце або модуль.

Коли індивідуальна ERP не підійде:

• Потрібен «запуск вже завтра». Мінімальний MVP займе 3-4 місяці.
• Бюджет обмежений. Вхідний чек вищий, ніж у коробки.
• Немає IT-команди. Навіть при аутсорсі потрібен внутрішній продукт-овнер, який знає процеси.

«Індивідуальна ERP коштує дорожче на старті, зате все всередині налаштовано точно під ваші процеси — система працює без зайвих обхідних шляхів і простоїв», — підкреслює Євген Касьяненко.

Як вибрати ERP-систему: ключові критерії

Система повинна допомагати бізнесу, а не створювати ще один фронт робіт.

Нижче – п’ять питань, які ми в KISS Software задаємо клієнту на самому початку проекту. Відповіді на них майже завжди показують, яка платформа підійде без доопрацювань, а яка потребуватиме зайвих вкладень.

Визначення потреб бізнесу

Перед демо-сесіями та комерційними пропозиціями збираємо міні-бриф:

• Які процеси важливо вирішити найшвидше?
• Скільки команд будуть працювати в системі щодня?
• Які звіти керівництво хоче бачити одним кліком?
• Який обсяг даних зростає швидше за інші (замовлення, фінанси, HR)?

Письмовий список завдань – найкращий фільтр. Він відсіває рішення із зайвими модулями і відразу показує, що доведеться доопрацьовувати на замовлення.

Зручність інтерфейсу та швидкість впровадження

Навіть просунутий функціонал втрачає сенс, якщо співробітник боїться відкрити систему. Тому:

• Тест-драйв обов’язковий – вистачить 30 хвилин, щоб зрозуміти логіку екранів.
• Впровадження під ключ має вкладатися в реальний графік: у стандартної коробки – 2-4 місяці, у кастома – до року.
• Чим менше кліків до ключової операції, тим дешевше навчання персоналу.

«Якщо менеджер проходить п’ять екранів, щоб виписати рахунок, втрати на людському часі з’їдять будь-яку економію на ліцензії», – підкреслює наш фахівець.

Масштабованість і можливості розширення

ERP повинна рости разом з бізнесом, без капітального ремонту. Надійна ознака гнучкої системи – її легко масштабувати:

• нових користувачів додають за пару секунд, без складних міграцій;
• модулі підключаються як плагіни, без переписування ядра;
• конфігурація зберігається в налаштуваннях, а не в коді – значить, бізнес-аналітик може змінювати правила сам, без участі програміста.

Так система не гальмує зростання, а допомагає йому.

Інтеграція з існуючими програмами

Функції ERP-системи рідко працюють поодинці. Тому відразу уточнюємо:

• чи є готові коннектори до вашого CRM, бухгалтерії та складської системи;
• як працює REST / GraphQL API – стане в нагоді для майбутніх сервісів;
• чи можлива шина даних, якщо в компанії десятки додатків.

Чим ширший стандартний набір інтеграцій, тим менше бюджету піде на кастомні налаштування.

Вартість ERP: приховані витрати, про які забувають

Ціна ліцензії – лише верхівка айсберга. До розрахунку потрапляють:

• Чим складніша рольова модель, тим вища кошторис на тренінги.
• Підтримка. SLA 24/7 зазвичай оплачується окремо.
• Майбутні модулі, за кожну нову функцію доведеться доплачувати – уточнюємо тарифну сітку заздалегідь.

«Ми в KISS завжди робимо зведену таблицю TCO на три-п’ять років вперед. Такий прогноз допомагає клієнту вибрати не найдешевшу, а найвигіднішу платформу», – зазначає Євген Касьяненко.

Помилки при виборі ERP і як їх уникнути

ERP-проект здатний підштовхнути компанію вперед на роки або загрузнути в нескінченних доопрацюваннях. Нижче п’ять прорахунків, які ми в KISS Software зустрічаємо на аудитах найчастіше – і наш спосіб знешкодити їх до підписання контракту.

Нечіткі вимоги

Дуже часто клієнти купують гучне ім’я вендора, але не звіряють список власних завдань. У підсумку половина модулів простоює, а потрібних звітів система не будує.

Як робимо ми:

• Стартуємо з експрес-картування процесів – два-три інтерв’ю, скріншоти ключових операцій.
• Складаємо чек-лист must-have функцій і відсікаємо все зайве.

«Чітке ТЗ на старті економить до 30% бюджету впровадження», – коментує експерт.

Занадто складна система

Якщо інтерфейс перевантажений, тоді ERP перетворюється на проблему, а не рішення. Умовно: щоб внести платіж, бухгалтеру доводиться клікати десять разів і шукати потрібну кнопку в трьох різних меню. У підсумку люди повертаються до Excel, тому що там – швидше і зрозуміліше.

Ми в подібних випадках робимо так:

• Просимо вендора надати живий демо-доступ і сідаємо з майбутніми користувачами за один стіл.
• Вимірюємо час на типову операцію. Якщо довше, ніж раніше – відмовляємося або вимагаємо доопрацювань.

Відсутність підготовки персоналу

Буває так, що система розгорнута, але команда не знає, де дивитися звіти і як закривати місяць. Продуктивність падає, зростає недовіра до проекту.

Ми робимо так:

• Паралельно з налаштуванням пишемо лаконічні регламенти і записуємо скрін-касти.
• Призначаємо внутрішнього суперкористувача – він збирає питання і транслює їх нам, щоб не гальмувати роботу.

Отже, зручність – це аж ніяк не дрібниця, а питання ефективності і прийняття системою всередині команди.

Ігнорування технічної підтримки

Дуже часто буває так, що в піковий сезон сервер ліг, а час відгуку техслужби – два робочих дні. В результаті операції стоять, а клієнти зляться.

Ми вирішуємо проблему таким чином:

• Уточнюємо SLA ще на етапі тендера, час реакції, канал зв’язку, бекап-команда.
• Перевіряємо сервіс на практиці. Створюємо тестовий тікет, дивимося, як швидко вирішать.

Фокус тільки на ціні

Наші клієнти часто припускаються помилки – беруть мінімальний тариф, а потім докуповують модулі, інтеграції, місця для користувачів, і підсумкова сума перевищує дороге рішення.

Ми робимо так:

• Розраховуємо TCO на три-п’ять років. Сюди входять: ліцензії, впровадження, навчання, апгрейди.
• Показуємо замовнику дві-три фінансові моделі, де видно реальну ціну, а не тільки вхідний квиток.

«Помилок не бояться ті, хто планує. Описав процеси, протестував інтерфейс, заклав гроші на підтримку і 80% ризиків знято. Ми в KISS Software ведемо проекти саме так, тому клієнти отримують працюючу ERP, а не нескінченне будівництво. Якщо хочете тягнути систему, яка буде допомагати, а не заважати – приходьте, обговоримо ваші завдання!”, – каже Євген Касьяненко.

Що дає ERP – в масштабі та на практиці

Стратегічні ефекти ERP:

• ERP стає основою масштабування – відкривати філії, запускати нові напрямки та зростати стає простіше.
• Всі процеси збираються в єдину систему: фінансовий, складський, виробничий, HR- і CRM-контури працюють як єдиний механізм.
• У керівників з’являється живий контроль – показники по всій компанії видно в одному вікні в реальному часі.

Операційні вигоди:

• Рахунки формуються за пару кліків – ніяких Excel-марафонів.
• Співробітники бачать тільки потрібні поля і дії, інтерфейс не перевантажений.
• Інтеграції з телефонією, сайтом, бухгалтерією і BI-панеллю прибирають ручну працю і знижують ймовірність помилок.

«ERP повинна допомагати як дирекції, так і кожному користувачеві. Один хоче бачити план-факт, інший – просто швидко виписати рахунок. Хороша система вміє і те, і інше», – підкреслює Євген Касьяненко.

Що заважає успішному впровадженню ERP: підводні камені

Навіть при правильному виборі платформи впровадження ERP може зіткнутися з реальними труднощами. Ось те, з чим ми в KISS Software стикалися найчастіше:

• Опір співробітників. Нова система – це новий порядок, і не всі готові перебудовувати звичну роботу. Без залучення команди навіть найкраща ERP залишиться «чужою».
• Перенесення даних. Старі CRM, Excel-таблиці та внутрішні бази часто зберігають інформацію в розрізненому вигляді. Якщо не продумати міграцію заздалегідь, втрата даних або помилки майже гарантовані.
• Перегляд процесів. Впровадження ERP – це не просто «цифрування», а шанс переглянути застарілі або дублюючі процеси. Але це вимагає зусиль і відкритості до змін.
• Приховані витрати. На підтримку, навчання нових співробітників, оновлення модулів і інтеграції. Все це варто враховувати в бюджеті ще до старту проекту.

Отже, для того, щоб ERP реально допомагала, потрібно перебудувати мислення, процеси і залучити команду. Інакше вийде красива оболонка без результату.

Чому важливо звертатися до професіоналів?

Впровадження системи обліку ресурсів – це не просто встановити софт. Потрібно розібрати бізнес-процеси по гвинтиках, перевести їх в цифру, синхронізувати з уже працюючими сервісами і не зупиняти операційку ні на день. Будь-який прорахунок, і замість зростання ви отримуєте зайві витрати, зрив термінів і демотивацію команди.

Що дає робота з KISS Software:

• Ми починаємо з експрес-аудиту, дивимося шлях замовлення від заявки до відвантаження, фіксуємо вузькі місця. На руки отримуєте карту процесів і список пріоритетів – вже на цьому етапі видно, що дійсно потрібно автоматизувати, а що можна залишити «як є».
• Є завдання – є модуль. Не нав’язуємо зайвий функціонал, який потім доведеться оплачувати і підтримувати. Якщо стандартів недостатньо, проектуємо кастомний блок під вашу специфіку.
• Зводимо ERP з вашою CRM, складськими системами, бухгалтерією і BI-панеллю через готові коннектори або API. Все працює як єдиний механізм, а дані не губляться на переходах.
• Записуємо покрокові відео, проводимо живі воркшопи, призначаємо коуча всередині вашої компанії. Питання співробітника вирішуються не в чаті друзів, а безпосередньо з фахівцем підтримки KISS.

«Хороше впровадження — коли дирекція бачить економію, а користувачі кажуть, що нарешті стало простіше», — коментує наш фахівець.

Висновки

Функції ERP-систем охоплюють CRM, фінанси, склад, виробництво, HR і аналітику. Правильно обрана платформа:

• знижує операційні витрати;
• прискорює виконання замовлень;
• дає керівнику живу картину бізнесу 24/7.

Готове рішення буде добре для швидких, типових процесів, а кастом – для унікального і швидкозростаючого бізнесу. Головне, вибрати систему під завдання, а не навпаки.