Безопасность в CRM-системах: защита данных и конфиденциальность – советы от Евгения Касьяненко

Потеря клиентской базы компании, это “страшный сон” для ее руководителя. За ней следуют не только репутационные потери и утрата конкурентных преимуществ. Дело доходит до штрафов и прочих юридических последствий. Поэтому в CRM-системах, отвечающих за взаимодействие с клиентами, вопрос безопасности архи-важен. Ведь они хранят конфиденциальную информацию о клиентах, сделках и финансах. 

Евгений Касьяненко, эксперт и руководитель KISS Software, подчеркивает: “Компании недооценивают риски утечки CRM. Одна атака может нанести бизнесу огромный ущерб. Поэтому сегодня надежная защита – не просто опция, а первостепенная необходимость”.

В связи со всей серьезностью мы уделяем особое внимание разработке стратегии защиты CRM для каждого нашего клиента, включая шифрование, контроль доступа и мониторинг подозрительной активности.

Полностью разделяя мнение нашего руководителя, постараемся в данной статье разобрать все вопросы защиты CRM подробнее. Уверены, что для тех, кто входит в руководство компаний, материал представит несомненный интерес.

Основные угрозы безопасности CRM

Серьезность негативных последствия для компании, допустившей несанкционированный доступ к данным ее клиентов, переоценить трудно. Они включают как репутационные издержки, так и финансовыми убытки.

Чем грозит утечка данных клиентов?

Из самого определения CRM-систем следует, что они содержат критически важную информацию. Ее потеря может негативно сказаться на бизнесе:

• Кража и продажа клиентской базы. Конкуренты или злоумышленники могут использовать данные для переманивания клиентов.
• Финансовые потери и штрафы. Несоблюдение законов GDPR, HIPAA, 152-ФЗ приводит к многомиллионным санкциям.
• Репутационные риски. Клиенты перестают доверять компании. Что, конечно же, снижает продажи.
• Махинации и обман. Если данные попадают в чужие руки, их могут использовать для кражи денег или других махинаций.
• Внутренние риски. Сотрудники могут продавать базу данных клиентов, стирать какую-то информацию при увольнении.

“Надежная защита помогает избежать большинства угроз и сводит риск утечки данных к минимуму. В этом и проявляется настоящий профессионализм – когда безопасность CRM настроена как надо.” – говорит наш эксперт.

Ошибки, которые делают CRM незащищенной

Безопасность CRM определяют несколько факторов. Это и грамотно настроенная система, и меры защиты, которые в ней реализованы. Однако компании часто совершают критические ошибки, что делает систему уязвимой:

• Нет контроля доступа и слабая проверка личности. Часто бывает, что сотрудники получают доступ к информации, к которой вообще не должны иметь отношения.
• Простые пароли и отсутствие двухфакторной защиты. Взломать такие учетки может быть делом нескольких минут. А дальше уже полный доступ к системе.
• Не ставятся обновления. CRM без актуальных патчей, как дверь без замка. Уязвимости остаются открытыми, и любой может этим воспользоваться.
• Нет резервных копий и плана на случай сбоя. Один сбой или атака – и вся база может исчезнуть без следа.
• Сотрудников не учат кибербезопасности. Персонал совершает ошибки, открывая подозрительные письма, пересылает логины и т.д.. Чаще всего именно с этого все и начинается.

Любые ошибки можно избежать. Для этого достаточно внедрить надежные меры защиты.

Интеграция CRM системы безопасности: как защитить данные?

“Надежная работа CRM начинается с правильной настройки. Нужно сразу продумать, как защитить систему от чужого доступа и утечки данных, и только тогда можно быть уверенным, что информация внутри будет в безопасности.” – объясняет Евгений Касьяненко.

Контроль доступа и другие факторы влияния

Ограничение доступа к данным имеет первостепенное значение для безопасности CRM. Гибкие настройки прав пользователей позволяют снизить риски утечки информации. Реализуется через настройку ролевой модели доступа. Другими словами, права сотрудников компании разграничиваются. Ее руководитель определяет, кто и какие данные может видеть и редактировать.

Не менее значимы и два других фактора:

1. Внедрение двухфакторной аутентификации. Это тот дополнительный уровень защиты, который позволяет предотвратить взлом учетных записей при слабых паролях.
2. Мониторинг активности сотрудников. Позволяет выявить их подозрительные действия и активность. Фиксация всех изменений в CRM также помогает вовремя обнаружить потерю информации или попытку взлома.

Шифрование данных и защита каналов связи

Чтобы чувствовать себя уверенно и не переживать за безопасность информации в CRM, важно не просто “что-то настроить”, а подойти к вопросу основательно. Вот что действительно имеет значение:

• Шифруем все, что можно. Без надежного шифрования сегодня вообще никуда. Самые рабочие варианты, например, AES и RSA. Первый шифрует данные быстро, идеально подходит для ежедневной работы. Второй – более сложный, с парой ключей (один открытый, другой закрытый). Вместе они закрывают практически все дыры. А чтобы никто не перехватил информацию по пути, используем защищенные соединения, как SSL или TLS.
• Пароли должны быть не просто “надежные”, а реально защищенные. Никто не должен хранить пароли как есть. Их нужно хешировать. Тогда даже если кто-то доберется до базы, ничего не сможет расшифровать. Лучшие технологии, например, bcrypt, Argon2, PBKDF2. Плюс, лучше включать многофакторную аутентификацию. Один только пароль давно уже никого не спасает.
• Внешние интеграции – тоже уязвимое место. Если CRM связана с другими сервисами, важно понимать, как туда передаются данные и кто имеет доступ. Используйте OAuth 2.0 и API-токены, это помогает четко ограничить права. Ну и не забывайте регулярно проверять эти соединения. Взломать систему через слабую интеграцию – дело техники, если за ней не следить.

“Именно такой подход к интеграция CRM системы безопасности помогает действительно защитить клиентские данные и важную бизнес-информацию от возможных утечек и атак.” – подчеркивает Евгений Касьяненко.

Подключение CRM системы безопасности: лучшие технические решения

Без применения современных технических решений, все перечисленные выше меры защиты данных в CRM могут не дать ожидаемый эффект. Перечислим их ниже:

• Использование сертифицированных облачных решений. Например, таких, как ISO 27001 или GDPR. И обязательно с учетом соответствия международным стандартам по безопасности. Последнее гарантирует и соблюдение законности, и защиту персональных данных. Такие решения регулярно проходят аудиты безопасности. А это снижает риск утечек и обеспечивает надежное шифрование.
• Вход только с определенных IP-адресов. Реализуется настройкой доступа с ограничением на вход только с доверенных IP-адресов и устройств. Это крайне важна мера. Она ощутимо снижает вероятность проникновения злоумышленников в систему. Во-первых, предотвращаются попытки входа с неизвестных местоположений. Во-вторых, помогает также отслеживать подозрительную активность.
• Защищенный удаленный доступ. Включает VPN и корпоративные прокси-серверы. Особенно это важно, когда сотрудники работают удаленно. Шифрованное соединение не дает перехватить данные, даже если человек подключен к CRM из дома или через общедоступный Wi-Fi. Это как надежный туннель: информация движется по нему, и никто со стороны не может подглядеть, что внутри.
• Регулярные бэкапы. Все копии хранятся на удаленных серверах, и в случае сбоя или потери данных их можно быстро восстановить. Автоматизация исключает человеческий фактор, процесс происходит по расписанию, без напоминаний.

Практические советы от Евгения Касьяненко по защите данных в CRM

“Эффективная безопасность CRM требует комплексного подхода. Это и регулярный аудит системы, и использования инструментов мониторинга угроз, и обучение сотрудников… И еще множество индивидуальных моментов”. – подчеркивает эксперт.

Три главных правила безопасности CRM от руководителя команды KISS Software:

1. Аудит и еще раз аудит. Периодическая проверка системы помогает вовремя заметить слабые места. Это касается и уровней доступа, и способов входа в систему, и соответствия нормам вроде GDPR или ISO 27001. Плюс, полезно время от времени устраивать пентесты – имитированные взломы, чтобы понять, где может “протечь” безопасность, прежде чем туда залезет кто-то посторонний.
2. Мониторинг – не роскошь, а необходимость. Системы логирования и мониторинга отслеживают все, что происходит внутри CRM. Если что-то идет не так, то они сразу сигналят. Более продвинутые решения, например SIEM, идут еще дальше, они не просто собирают логи, а в реальном времени анализируют события и автоматически блокируют подозрительные действия.
3. Обучение команды – это тоже защита. Большинство проблем с безопасностью начинаются вовсе не с хакеров, а с самого персонала. Кто-то случайно открывает подозрительное письмо, кто-то по-прежнему ставит пароль вроде “123456”. Поэтому обучение – не формальность, а необходимость. Сотрудникам важно доносить простые, но реально важные вещи: как придумать нормальный пароль, зачем включать двухфакторку и как не попасться на фишинг. В KISS Software мы под каждый бизнес делаем обучающие программы, где ничего лишнего, только то, что действительно нужно на практике.

Заключение

За все время, что мы работаем с безопасностью CRM, у нас сформировался список вещей, без которых о нормальной защите говорить не приходится. Эти меры несложные, но критически важные:

• Контроль доступа. Сотрудник должен видеть только то, что касается его работы, и ничего лишнего.
• Двухфакторная аутентификация (2FA). Даже если пароль украден, в систему нельзя будет войти без второго кода.
• Шифрование данных. Используем AES и SSL/TLS – это надежная защита и при хранении, и при передаче данных.
• Мониторинг активности. Система отслеживает действия пользователей и сигнализирует о подозрительной активности.
• Обновления. Обновления и патчи закрывают уязвимости в системе, иначе она остается открытой для атак.
• Обучение сотрудников. Персонал часто становится слабым звеном. Поэтому мы обучаем команды своих клиентов, как не стать жертвой фишинга, как создавать надежные пароли и как вести себя безопасно.
• Резервные копии. Автоматические бэкапы спасают, когда все остальное не сработало. Это последняя линия обороны, и она должна быть обязательно.

CRM – это сердце вашего бизнеса. И его защита должна быть на уровне. Мы в KISS Software не просто “настраиваем безопасность”. Мы проводим полноценные аудиты, находим слабые места и внедряем решения, которые действительно работают.