Безпека в CRM-системах: захист даних і конфіденційність – поради від Євгена Касьяненка

Втрата клієнтської бази компанії – це «страшний сон» для її керівника. За нею слідують не тільки репутаційні втрати і втрата конкурентних переваг. Справа доходить до штрафів та інших юридичних наслідків. Тому в CRM-системах, що відповідають за взаємодію з клієнтами, питання безпеки є надзвичайно важливим. Адже вони зберігають конфіденційну інформацію про клієнтів, угоди та фінанси. 

Євген Касьяненко, експерт і керівник KISS Software, підкреслює: «Компанії недооцінюють ризики витоку CRM. Одна атака може завдати бізнесу величезної шкоди. Тому сьогодні надійний захист – не просто опція, а першочергова необхідність».

У зв’язку з усією серйозністю ми приділяємо особливу увагу розробці стратегії захисту CRM для кожного нашого клієнта, включаючи шифрування, контроль доступу та моніторинг підозрілої активності.

Повністю поділяючи думку нашого керівника, постараємося в даній статті розібрати всі питання захисту CRM детальніше. Впевнені, що для тих, хто входить до керівництва компаній, матеріал представлятиме безсумнівний інтерес.

Основні загрози безпеці CRM

Серйозність негативних наслідків для компанії, яка допустила несанкціонований доступ до даних її клієнтів, переоцінити важко. Вони включають як репутаційні витрати, так і фінансові збитки.

Чим загрожує витік даних клієнтів?

З самого визначення CRM-систем випливає, що вони містять критично важливу інформацію. Її втрата може негативно позначитися на бізнесі:

• Крадіжка і продаж клієнтської бази. Конкуренти або зловмисники можуть використовувати дані для переманювання клієнтів.
• Фінансові втрати і штрафи. Недотримання законів GDPR, HIPAA, 152-ФЗ призводить до багатомільйонних санкцій.
• Репутаційні ризики. Клієнти перестають довіряти компанії. Що, звичайно ж, знижує продажі.
• Махінації та обман. Якщо дані потрапляють в чужі руки, їх можуть використовувати для крадіжки грошей або інших махінацій.
• Внутрішні ризики. Співробітники можуть продавати базу даних клієнтів, стирати якусь інформацію при звільненні.

«Надійний захист допомагає уникнути більшості загроз і зводить ризик витоку даних до мінімуму. У цьому і проявляється справжній професіоналізм – коли безпека CRM налаштована як треба», – каже наш експерт.

Помилки, які роблять CRM незахищеною

Безпеку CRM визначають кілька факторів. Це і грамотно налаштована система, і заходи захисту, які в ній реалізовані. Однак компанії часто роблять критичні помилки, що робить систему вразливою:

• Відсутність контролю доступу і слабка перевірка особи. Часто буває, що співробітники отримують доступ до інформації, до якої взагалі не повинні мати відношення.
• Прості паролі і відсутність двофакторного захисту. Зламати такі облікові записи може бути справою декількох хвилин. А далі вже повний доступ до системи.
• Не встановлюються оновлення. CRM без актуальних патчів, як двері без замка. Вразливості залишаються відкритими, і будь-хто може цим скористатися.
• Немає резервних копій і плану на випадок збою. Один збій або атака – і вся база може зникнути без сліду.
• Співробітників не навчають кібербезпеці. Персонал робить помилки, відкриваючи підозрілі листи, пересилає логіни тощо. Найчастіше саме з цього все і починається.

Будь-яких помилок можна уникнути. Для цього достатньо впровадити надійні заходи захисту.

Інтеграція CRM системи безпеки: як захистити дані?

«Надійна робота CRM починається з правильного налаштування. Потрібно відразу продумати, як захистити систему від стороннього доступу і витоку даних, і тільки тоді можна бути впевненим, що інформація всередині буде в безпеці», – пояснює Євген Касьяненко.

Контроль доступу та інші фактори впливу

Обмеження доступу до даних має першорядне значення для безпеки CRM. Гнучкі налаштування прав користувачів дозволяють знизити ризики витоку інформації. Реалізується через налаштування рольової моделі доступу. Іншими словами, права співробітників компанії розмежовуються. Її керівник визначає, хто і які дані може бачити та редагувати.

Не менш важливі і два інших фактори:

1. Впровадження двофакторної аутентифікації. Це той додатковий рівень захисту, який дозволяє запобігти злому облікових записів при слабких паролях.
2. Моніторинг активності співробітників. Дозволяє виявити їх підозрілі дії та активність. Фіксація всіх змін в CRM також допомагає вчасно виявити втрату інформації або спробу злому.

Шифрування даних і захист каналів зв’язку

Щоб відчувати себе впевнено і не переживати за безпеку інформації в CRM, важливо не просто «щось налаштувати», а підійти до питання ґрунтовно. Ось що дійсно має значення:

• Шифруємо все, що можна. Без надійного шифрування сьогодні взагалі нікуди. Найбільш робочі варіанти, наприклад, AES і RSA. Перший шифрує дані швидко, ідеально підходить для щоденної роботи. Другий – більш складний, з парою ключів (один відкритий, інший закритий). Разом вони закривають практично всі дірки. А щоб ніхто не перехопив інформацію по дорозі, використовуємо захищені з’єднання, як SSL або TLS.
• Паролі повинні бути не просто «надійними», а реально захищеними. Ніхто не повинен зберігати паролі як є. Їх потрібно хешувати. Тоді навіть якщо хтось дістанеться до бази, нічого не зможе розшифрувати. Кращі технології, наприклад, bcrypt, Argon2, PBKDF2. Плюс, краще включати багатофакторну аутентифікацію. Один тільки пароль давно вже нікого не рятує.
• Зовнішні інтеграції – теж вразливе місце. Якщо CRM пов’язана з іншими сервісами, важливо розуміти, як туди передаються дані і хто має доступ. Використовуйте OAuth 2.0 і API-токен, це допомагає чітко обмежити права. Ну і не забувайте регулярно перевіряти ці з’єднання. Зламати систему через слабку інтеграцію – справа техніки, якщо за нею не стежити.

«Саме такий підхід до https://kis.software/uk/what-we-do/crm-development/ допомагає дійсно захистити клієнтські дані і важливу бізнес-інформацію від можливих витоків і атак» – підкреслює Євген Касьяненко.

Підключення CRM системи безпеки: кращі технічні рішення

Без застосування сучасних технічних рішень, всі перераховані вище заходи захисту даних в CRM можуть не дати очікуваного ефекту. Перелічимо їх нижче:

• Використання сертифікованих хмарних рішень. Наприклад, таких, як ISO 27001 або GDPR. І обов’язково з урахуванням відповідності міжнародним стандартам з безпеки. Останнє гарантує і дотримання законності, і захист персональних даних. Такі рішення регулярно проходять аудити безпеки. А це знижує ризик витоків і забезпечує надійне шифрування.
• Вхід тільки з певних IP-адрес. Реалізується налаштуванням доступу з обмеженням на вхід тільки з довірених IP-адрес і пристроїв. Це вкрай важливий захід. Він відчутно знижує ймовірність проникнення зловмисників в систему. По-перше, запобігають спробам входу з невідомих місць. По-друге, допомагає також відстежувати підозрілу активність.
• Захищений віддалений доступ. Включає VPN і корпоративні проксі-сервери. Особливо це важливо, коли співробітники працюють віддалено. Шифроване з’єднання не дає перехопити дані, навіть якщо людина підключена до CRM з дому або через загальнодоступний Wi-Fi. Це як надійний тунель: інформація рухається по ньому, і ніхто ззовні не може підглянути, що всередині.
• Регулярні бекапи. Всі копії зберігаються на віддалених серверах, і в разі збою або втрати даних їх можна швидко відновити. Автоматизація виключає людський фактор, процес відбувається за розкладом, без нагадувань.

Практичні поради від Євгена Касьяненка щодо захисту даних в CRM

«Ефективна безпека CRM вимагає комплексного підходу. Це і регулярний аудит системи, і використання інструментів моніторингу загроз, і навчання співробітників… І ще безліч індивідуальних моментів». – підкреслює експерт.

Три головні правила безпеки CRM від керівника команди KISS Software:

1. Аудит і ще раз аудит. Періодична перевірка системи допомагає вчасно помітити слабкі місця. Це стосується і рівнів доступу, і способів входу в систему, і відповідності нормам на кшталт GDPR або ISO 27001. Плюс, корисно час від часу влаштовувати пентести – імітовані злами, щоб зрозуміти, де може «протекти» безпека, перш ніж туди залізе хтось сторонній.
2. Моніторинг – не розкіш, а необхідність. Системи логування та моніторингу відстежують все, що відбувається всередині CRM. Якщо щось йде не так, то вони відразу сигналізують. Більш просунуті рішення, наприклад SIEM, йдуть ще далі, вони не просто збирають логи, а в реальному часі аналізують події і автоматично блокують підозрілі дії.
3. Навчання команди – це теж захист. Більшість проблем з безпекою починаються зовсім не з хакерів, а з самого персоналу. Хтось випадково відкриває підозрілий лист, хтось як і раніше ставить пароль на кшталт «123456». Тому навчання – не формальність, а необхідність. Співробітникам важливо доносити прості, але реально важливі речі: як придумати нормальний пароль, навіщо вмикати двофакторну аутентифікацію і як не потрапити на фішинг. У KISS Software ми під кожен бізнес робимо навчальні програми, де немає нічого зайвого, тільки те, що дійсно потрібно на практиці.

Висновок

За весь час, що ми працюємо з безпекою CRM, у нас сформувався список речей, без яких про нормальний захист говорити не доводиться. Ці заходи нескладні, але критично важливі:

• Контроль доступу. Співробітник повинен бачити тільки те, що стосується його роботи, і нічого зайвого.
• Двофакторна аутентифікація (2FA). Навіть якщо пароль вкрадений, в систему не можна буде увійти без другого коду.
• Шифрування даних. Використовуємо AES і SSL/TLS – це надійний захист і при зберіганні, і при передачі даних.
• Моніторинг активності. Система відстежує дії користувачів і сигналізує про підозрілу активність.
• Оновлення. Оновлення та патчі закривають вразливості в системі, інакше вона залишається відкритою для атак.
• Навчання співробітників. Персонал часто стає слабкою ланкою. Тому ми навчаємо команди своїх клієнтів, як не стати жертвою фішингу, як створювати надійні паролі і як поводитися безпечно.
• Резервні копії. Автоматичні бекапи рятують, коли все інше не спрацювало. Це остання лінія оборони, і вона повинна бути обов’язково.

CRM – це серце вашого бізнесу. І його захист повинен бути на рівні. Ми в KISS Software не просто «налаштовуємо безпеку». Ми проводимо повноцінні аудити, знаходимо слабкі місця і впроваджуємо рішення, які дійсно працюють.